Recycle Boy

12 วิธีเป็นนักจัดซื้อที่ดี (",)

สวัสดีครับ

วันนี้เขียนเอนทรี่ใกล้ตัวหน่อยครับ 

เอนทรี่นี้เนื้อหาอาจจะใกล้ตัวกับคนอ่านในวัยทำงานนะครับ

แต่คนอ่านในวัยเรียนก็อ่านได้ครับ เพราะโลกของการทำงาน

ค่อนข้างแตกต่างกับโลกในวัยเรียนอยู่พอสมควร 

เราต้องเจอกับผู้คนที่ค่อนข้างแตกต่าง หลากหลายวัย หลากหลายความคิด

อ่านเพื่อเปิดมุมมองแล้วกันนะครับ

ช่วงนี้ก็มีหลายคนที่เพิ่งเรียนจบการศึกษาและกำลังเข้าสู่ช่วงของการเริ่มต้นทำงาน 

อาจจะเอาไปปรับใช้กับงานที่แต่ละท่านทำอยู่ก็ได้นะครับ

งานที่ผมทำอยู่ชื่อตำแหน่งงานคือเป็นวิศวกรไฟฟ้า

แต่เนื้องานที่ทำจริงๆ คืออยู่ฝ่ายจัดซื้อ ของหน่วยงานรัฐแห่งหนึ่ง

ก้อผ่านประสบการณ์กับความขมขื่นจากงานมาพอสมควร (ไว้จะเล่าให้ฟังทีหลัง)

มองในแง่บวก ผมทำงานตรงนี้ก็เลยได้รับความรู้ใหม่ๆ ที่ไม่เคยเจอมาก่อนจากตอนเรียน

ตอนนี้ก็เลยอยากจะแปรความขมขื่น ประสบการณ์ในอดีต มาเป็นเนื้อหาที่จะเขียนต่อไป

เผื่อจะเป็นประโยชน์แก่ผู้ที่(เผลอ)เข้ามาทำงานในสายงานนี้นะครับ

………………………………………………..

ก่อนอื่น เรามารู้จักกับคำว่า “การจัดซื้อ” กันก่อน

 ในที่นี่ “การจัดซื้อ” อาจจะแตกต่างจาก “การซื้อ” ตามปกติ ดังนี้ครับ

 นักช็อป / นักซื้อ : เวลาเราเห็นของอะไรแล้ว อยากได้ ก็ดูเงินในกระเป๋า

ถ้าความพอใจที่จะจ่ายมีมาก เราก็เสียเงินซื้อมาเป็นสมบัติของเรา

(ซื้อเอง ใช้เอง เงินตัวเองหรืออาจจะขอเงินแม่,แฟนซื้อให้ ก็แล้วแต่ ฯลฯ)

นักจัดซื้อ  :  ซื้อของตามความต้องการของผู้ใช้งาน

ผู้ปฏิบัติงานที่เกี่ยวข้องกับเครื่องมือ หรืออุปกรณ์ที่เราซื้อ

โดยใช้เงินจากงบประมาณขององค์กรของเรา จะเห็นว่าแตกต่างกัน

ตรงแหล่งที่มาของเงินที่ใช้ซื้อและผู้ที่จะใช้ของที่เราซื้อให้ครับ

.............................................................

เรามักจะเห็นหนังสือเชิงธุรกิจ หรือ เวบไซต์ที่พูดถึง วิธีการขาย ,

การเป็นสุดยอดนักขายอยู่บ่อยๆ แต่เรื่องของการจัดซื้อ ,การเป็นสุดยอดของนักจัดซื้อแล้ว

พบว่ามีหนังสือหรือ เวบไซต์ที่เขียนถึงอยู่น้อยมาก ทั้งที่งานซื้อกับงานขายเป็นของคู่กัน

เอนทรี่นี้จึงรวบรวมมาจากประสบการณ์การทำงานที่ผ่านมาในช่วงระยะเวลาหนึ่ง

ของตัวเองเป็นส่วนใหญ่นะครับ หลายครั้งของการทำงานที่เจอกับอุปสรรคชวนให้ท้อถอย

มองนึกย้อนกลับไปเลยคิดว่า.... คุณสมบัติของนักจัดซื้อที่ดีที่พึงมีควรเป็นอย่างไร

ถ้าคนอ่านอ่านแล้วรู้สึกว่าใช่ หรือตรงกับคุณสมบัติของตัวเอง

ก็ยินดีต้อนรับเข้าสู่แวดวงของการจัดซื้อล่วงหน้าเลยครับ 

ถ้าไม่ใช่ ก้ออ่านเพลินๆหรือจะเอาไปปรับใช้กับงานหรือสิ่งที่กำลังทำอยู่ก็ได้นะครับ

……………………………………….

มาดูกันต่อ

คุณสมบัติของนักจัดซื้อที่ดีพึงมี

1. ซื่อสัตย์และโปร่งใส

ข้อนี้ยกให้เป็นสิ่งที่สำคัญอันดับแรก อย่างที่เราเคยได้ยิน และสงสัยมาเป็นประจำ

จากข่าวที่อ่านตามหนังสือพิมพ์  โครงการของรัฐ การประมูลงานต่างๆ

ทัศนคติที่คนส่วนใหญ่มองมาที่ฝ่ายจัดซื้อ สงสัยก่อนเลยอันดับแรก คือ

โกงรึเปล่าวะ ,งานนี้มีคอรัปชั่น ใต้โต๊ะรึเปล่า 

ดังนั้น นักจัดซื้อที่ดี ต้องมีจิตสำนึกของความซื่อสัตย์

และทำงานทุกอย่างด้วยความโปร่งใส สามารถตรวจสอบได้

ยิ่งถ้าเป็นหน่วยงานของรัฐ ความรอบคอบรัดกุมก็เพิ่มมากขึ้นตาม

เพราะเงินที่ใช้จัดซื้ออุปกรณ์ ส่วนหนึ่งมาจากเงินภาษีของประชาชน งบประมาณแผ่นดิน

ถึงแม้เป็นองค์กรเอกชน  เงินที่ใช้จัดซื้อก็เป็นค่าใช้จ่ายขององค์กร

ดังนั้น ฝ่ายจัดซื้อ จึงเป็นหน่วยงานสำคัญที่กุมสภาพความอยู่รอด

ผลประกอบการขององค์กรไว้ด้วย ยิ่งเป็นช่วงที่ภาวะเศรษฐกิจไม่ดี

การลดต้นทุนเป็นสิ่งที่ถูกนำมาพิจารณาเสมอ

2.รู้จักวางแผน

 จริงๆแล้ว ก็ทุกอาชีพนะครับ การวางแผนช่วยให้เราเตรียมตัวป้องกัน

สิ่งผิดพลาดที่อาจจะเกิดขึ้นได้  และช่วยเราให้ประหยัดต้นทุนค่าใช้จ่าย

และประหยัดเวลาได้อย่างมาก

ลองนึกถึงตอนเราไปเที่ยวสิครับ ถ้าหากเราไปเที่ยวในช่วงเทศกาลวันหยุด

ที่คนเที่ยวเยอะๆ โดยที่ไม่ได้จองที่พัก  ไม่จองรถไว้ก่อน

ก็อาจจะเสียค่าใช้จ่ายมากเกินความจำเป็นและเสียเวลามากขึ้น

(เว้นเสียแต่ว่า อยากจะเที่ยวแบบชิล ไปเรื่อยๆ เหนื่อยก็พัก

ไม่มีเวลาเป็นตัวเร่งรีบนะครับ)

การวางแผนในการจัดซื้อช่วยให้เรา ซื้อของในปริมาณที่พอเหมาะ

(ไม่ซื้อมาเก็บไว้มากจนเกินพอดี) และได้ราคาที่เหมาะสม

เช่น ถ้าคาดการณ์ได้ว่าอีก 2  วัน น้ำมันจะลดราคา

วันนี้เราก็อย่าเพิ่งเติม หรือเติมน้ำมันแต่พอดี เป็นต้น

3.บริหารเวลาเป็น

งานจัดซื้อทุกอย่างมีกำหนดระยะเวลามาเป็นเงื่อนไข กำหนดกรอบการทำงานของเรา

ถ้าข้อ 2 เป็นเหมือนทฤษฎี ข้อนี้ก้อคือ วิธีปฏิบัติ

เมื่อเราวางแผนการทำงานของเราไว้  จากนั้นก็เป็นการบริหารเวลาให้ดี

เพื่อให้สำเร็จตามเป้าหมายที่วางไว้

สิ่งที่สำคัญหลักๆ ของงานจัดซื้อก็คือ

“ซื้อสินค้าให้ได้คุณภาพ ถูกต้อง โปร่งใส ตรงตามวัตถุประสงค์ของผู้ใช้งาน

ด้วยการใช้ต้นทุนในการจัดซื้อที่เหมาะสม(ราคาถูก) และจัดซื้อได้ทัน

ตรงตามระยะเวลาที่กำหนด(ทันเวลา)”

จะเห็นว่า ปัจจัยบางอย่างไม่สอดคล้องกัน เช่น

การจัดซื้อต้องการความถูกต้องโปร่งใส ตรวจสอบอย่างรอบคอบ

อาจทำให้การส่งมอบสินค้าล่าช้ากว่าที่กำหนดไว้ได้ นอกจากนี้

การจัดการตารางเวลาในการทำงาน ทำให้เราสามารถแบ่งเวลาสำหรับการพักผ่อน

และทำอะไรอื่นๆที่เราชื่นชอบได้อีกแยะเลยครับ

4.จัดลำดับความสำคัญของงาน 

หลายครั้งที่งานมักจะไหลเข้ามาประดังประเดพร้อมกัน

โดยแทบไม่ทันตั้งหลัก-เว้นวรรคหายใจ ดังนั้นเราจึงควรจัดลำดับ

ความสำคัญของงาน อันไหนควรทำก่อน อันไหนควรทำทีหลัง

บางทีหัวหน้าเร่งงานเราเรื่องนึง แต่เราก็กำลังให้ความสำคัญ

กับงานอีกเรื่องนึงอยู่ก็ได้

จากตาราง เราควรทำ งานที่ 4 ก่อนอื่นเลยนะครับ

ตามด้วย งานที่ 2 ,

งานที่ 3 ไม่เร่งด่วน แต่สำคัญมาก ควรใช้เวลาทำอย่างละเอียดและรอบคอบมากๆ

งานที่ 1 เอาไว้หลังสุด

5. มีทัศนคติที่ดีต่องาน หรือ ทำใจให้รักงาน

คนทำงานหลายคนเบื่องาน ไม่พอใจงาน อยากเปลี่ยนงาน (บางครั้งผมก็ด้วยเหมือนกัน)

ถ้าเราถือคติว่าการทำงานประจำ ก็คือ งานอดิเรกอย่างหนึ่ง ที่เราชื่นชอบ

รักกับมัน  เราก็จะสนุกกับมันได้ เพราะเราต้องอยู่กับมันไปอีกนาน

( หมายเหตุ  ข้อนี้ ถ้าหากบางคนไม่สามารถทำใจยอมรับกับงานที่ทำอยู่ได้

แต่ยังมีความจำเป็นที่จะต้องอยู่กับงานนั้นต่อ โดยไม่สามารถเปลี่ยนงานได้ทันทีในตอนนี้ 

ก็ขอให้ข้ามไปอ่านข้อ 12 ก่อนนะครับ)  

6. มีความอดทนสูง ต่อแรงกดดันจากรอบข้าง

งานจัดซื้อนอกจากต้องแข่งกับเวลาแล้ว ยังต้องติดต่อประสานงา

เอ๊ย ไม่ใช่ ประสานงานกับหน่วยงานอื่นๆอีกมาก เช่น ผู้ใช้งาน ผู้ใช้ของ

เจ้าหน้าที่ตรวจรับสินค้า ผู้บริหารอนุมัติการซื้อการจ้าง ผู้ดูแลงบประมาณ

ฝ่ายกฎหมาย ผู้ขายวัตถุดิบ (Supplier)  และอื่นๆ อีกมาก

“ของที่สั่งไว้ เมื่อไหร่ซื้อให้ได้”

“ซื้อของอะไรมา คุณภาพโคตรห่วยเลย”

“ซื้อของแพงไปรึเปล่า”    และอื่นๆอีกมาก

หลายครั้งที่มีการร้องเรียน จากหลายด้าน ทั้งจากภายใน ภายนอก รวมทั้งผู้มีอำนาจบริหาร

ความอึดและอดทนต่อแรงกดดัน เสียงวิจารณ์รอบข้าง สำคัญต่อจิตใจและร่างกายมากๆ

สู้ๆๆๆๆๆๆๆๆๆ

7. หมั่นศึกษาหาความรู้เพิ่มเติมเสมอ

ข้อมูล ความรู้ใหม่ๆ เกิดขึ้นทุกวัน  วิธีการแก้ปัญหาต่างๆ ก็มาจากการขวนขวาย

หาสิ่งใหม่ๆ และก็อย่าลืมแบ่งปันความรู้ให้กับคนรอบข้าง เพื่อนร่วมงานด้วย

อย่างเช่น การจัดซื้อเดี๋ยวนี้ก็มีหลายวิธีการ เช่นการประมูลงานทางอิเล็กทรอนิกส์(E-Auction)

หรือ การสรรหาแหล่งวัตถุดิบใหม่ๆ เทคโนโลยีในการผลิตใหม่ ช่วยให้เราหูตาสว่างขึ้น

ทั้งนี้ไม่จำเป็นต้องเป็นความรู้เฉพาะด้านจัดซื้อเพียงอย่างเดียว

ข่าวความเป็นไปในสังคม ข่าวเศรษฐกิจก็สำคัญต่อการวางแผนและ

การพยากรณ์เพื่อตัดสินใจซื้อ เช่น ตรวจสอบอัตราแลกเปลี่ยนระหว่างปะเทศ

ราคาทองแดงในท้องตลาดโลก , Google นี่ล่ะครับ เครื่องมือค้นหาที่สำคัญ

8. ข้อมูลแน่น

อย่างที่บอก การทำงานต้องประสานงานกับผู้คนจากหลายหน่วยงาน

ต้องเผชิญแรงกดดันสูง สิ่งที่จะทำให้เราเอาตัวรอด ผ่านมันไปได้อย่างดี

สิ่งหนึ่งคือ ข้อมูล  อ่านเยอะๆ ค้นคว้ามากๆ ถ้าเป็นสิ่งที่เกี่ยวข้องกับงานโดยตรง

ก็ต้องทำประวัติราคา ความเคลื่อนไหวของสินค้า

เก็บข้อมูล สถิติของลูกค้า ผู้ติดต่อไว้ให้ได้มากเท่าที่จะมากที่สุด

Program MS-Office ทั้งหลายนี่ละครับ มีประโยชน์มากๆ

และมีอะไรให้เราได้เรียนรู้ใช้งานอีกแยะ

9. มนุษย์สัมพันธ์ดีเยี่ยม

หลายๆครั้ง การแก้ปัญหาต่างๆ ด้วยวิธีการทางเทคนิค หรือวิชาการ

กลับไม่ได้ผลดีเท่ากับความสัมพันธ์ที่มีต่อกัน  งานของฝ่ายจัดซื้อก็จำเป็น

ต้องรักษาความสัมพันธ์ที่ดีต่อทุกๆฝ่ายที่ได้ร่วมงานกัน

เพราะเรายังต้องติดต่อร่วมมือกันไปอีกนาน (ถ้าฝ่ายใดฝ่ายหนึ่งไม่ลาออกไปซะก่อนนะ)

นอกจากนี้การขอข้อมูล หรือขอความร่วมมือจากหน่วยงานอื่นก็จะเป็นไปอย่างสะดวกราบรื่น

10. เรียนรู้เทคนิคในการเจรจาต่อรอง

การเจรจาต่อรองราคาสำคัญมากสำหรับนักจัดซื้อ ซึ่งเรื่องนี้ถ้าจะเขียนให้ละเอียด

คงต้องเก็บไว้เขียนได้อีกหนึ่งเอนทรี่เลย  หลักๆของการต่อรอง ก็คือ คำนึงถึงผลประโยชน์

ที่ทุกฝ่ายจะได้รับอย่างเป็นธรรม หรือการเจรจาแบบได้ทั้งคู่ (Win-Win Negotiation)

สิ่งที่ผมได้จากการทำงานด้านจัดซื้อก็คือ เราสามารถเอากลยุทธ์การต่อรองราคา

ไปใช้ในชีวิตประจำวันได้

11. รอบคอบ

เพราะว่างานจัดซื้อเกี่ยวข้องกับการใช้เงินงบประมาณขององค์กร

(ซึ่งไม่ใช่เงินในกระเป๋าของเราเอง) ดังนั้น ก่อนจะเสร็จงานแต่ละเรื่อง

ต้องอ่านให้ละเอียด ตรวจสอบให้รอบคอบ ถ้าไม่แน่ใจ ก้อวานให้คนอื่น

(หัวหน้าที่เกี่ยวข้อง)ช่วยตรวจสอบบ้างก็ได้ แบ่งๆกันรับผิดชอบ ช่วยกัน

บางที ตัวเลขผิดไปหนึ่งตัว ก็คือหนึ่งหลัก

ความผิดพลาดบางอย่าง อาจถูกมองไปในทางความไม่สุจริต ความไม่โปร่งใส ก็ได้

ดังนั้น รอบคอบ  รอบคอบ รอบคอบ และรอบคอบครับ

12. เสียสละ

งานหลายๆอย่าง รวมทั้งงานด้านจัดซื้อ มีหลายคนไม่ชอบลักษณะงานแบบนี้ครับ

ถ้าได้คนที่มีใจรักงานด้านนี้มาทำ ก็ถือว่าเป็นความโชคดีขององค์กรที่สรรหามาได้

งานจัดซื้อเป็นงานที่เรียกว่า “ปิดทองหลังพระ” เหมือนกัน

เรียกว่าอาจจะโดนตำหนิก่อนหน่วยงานอื่น  เรื่องชื่นชมนานๆจะมาซักครั้ง

ถ้าหากเราไม่ได้มีใจรักงานนี้ แต่ต้องทนทำอยู่ บางทีลาออกก็ดีกว่า

แต่ถ้ายังทำอยู่ ยังไงก้อ ขอให้คิดว่า นี่คือ ..การเสียสละเพื่อส่วนรวม

หรือเพื่อองค์กร  งานทุกงาน อาชีพทุกอาชีพ(ที่สุจริต)บนโลกนี้มีความสำคัญครับ

เพราะถ้าไม่สำคัญ อาชีพนั้นคงไม่เกิดขึ้น

การปิดทองหลังพระ  ทำความดีโดยไม่ต้องบอกใคร มากเข้าๆ

สักวัน ทองนั้นก็จะล้นมาที่หน้าองค์พระเอง (นึกถึงกระแสพระราชดำรัสของ

พระบาทสมเด็จพระเจ้าอยู่หัวที่เกี่ยวกับการทำงานน่ะครับ นึกถึงทุกครั้งเลยเวลาท้อๆ)

สรุปว่า คิดแบบรู้จักให้ รู้จักเสียสละนะครับ จะทำให้เราทำงานได้อย่างสุขใจขึ้น

(ใครอ่านข้ามมาจากข้อ 5 โปรดกลับไปอ่านข้อ 6 ต่อนะครับ ขอบคุณครับ)

……………………………………………

เป็นไงบ้างครับ 12 ข้อ ครบโหลพอดีเลย

หวังว่าจะพอมองเห็นภาพกว้างๆของอาชีพนักจัดซื้อได้มากขึ้นนะครับ

เผื่อได้เข้ามาทำงานด้านการซื้อการขาย  หรือจะเอาไปปรับใช้กับการทำงานของแต่ละคน

รวมทั้งผู้ที่กำลังอยู่ในวัยเรียนด้วยครับ  

ความจริงแต่ละอาชีพก็มีหลักการทำงานไม่ต่างกันมาก

อาจจะมีรายละเอียดที่ต้องการเน้นไปคนละแบบ

สิ่งสำคัญก็คือ ขอให้มีความสุขกับสิ่งที่กำลังทำอยู่ในตอนนี้นะครับ

ถ้าใจรักจะทำอะไรแล้ว อย่าท้อถอย มุ่งมั่น เรื่องอื่นๆก็คงจะดีตามไปด้วย

……………………………………………

อืมม์  เป็นเอนทรี่ที่ผมใช้เวลาเขียนนานเหมือนกันแฮะ

ขอบคุณทุกคนที่แวะเข้ามาอ่านกันถึงตรงนี้นะครับ (อาจจะยาวซักหน่อย)

ดูแลสุขภาพกันด้วย - แล้วพบกันอีกทีครับ

  (รีไซเคิล) บอย